Digitale Signatur – ein Corona-Phänomen wird zur universellen Realität

Die globale Pandemie beschleunigte die Digitalisierung und stellte viele Unternehmen (kurzfristig) vor enorme Herausforderungen wie die Umstellung des Arbeitsmodells auf «remote aus dem Homeoffice»: Mitarbeitende mussten praktisch ohne Vorlaufszeit effizient und effektiv von zuhause aus arbeiten können und damit die Marktleistungen unter für die meisten fundamental neuen Rahmenbedingungen ohne Leistungseinbruch und Produktivitätsverlust sichern. Die technischen Voraussetzungen für Remote waren zu schaffen, meist mussten die IT-Kapazitäten erhöht und neue Software verfügbar gemacht werden (insbesondere für das kollaborative Arbeiten und Online-Meetings).

Mit dem Finden von technischen Lösungen für die Mitarbeitenden war allerdings erst die eine Seite der Medaille adressiert. Viele ablauftechnische Herausforderungen blieben unbeantwortet. Man denke nur an die Gerichte, die für ihre Akten neue Logistikprozesse aufbauen mussten oder HR-Teams, die nicht anders konnten, als im Büro zu arbeiten, weil die Personaldossiers nicht digitalisiert waren. Zu diesem Themenkreis gehört auch die letzte Meile in der Digitalisierung – die Willensäusserung mittels elektronischen Signierens von Dokumenten. Für viele Unternehmen blieb der Gang zum Postfach und zum Büro, um Dokumente zu unterzeichnen, auch während den striktesten Corona-Lockdown-Phasen eine Realität.

Corona war für viele der Tipping Point, um sich mit den Möglichkeiten der digitalen Signatur zu befassen. Der Gesetzgeber legitimierte bereits vor Jahren digitale Signaturen, wobei die qualifizierte Signatur im Rechtsraum Schweiz (Gesetz ZertES) aber auch in der Europäischen Union (Gesetz eIDAS) höchste Beweiskraft hat und der traditionellen handschriftlichen Signatur in der gesetzlichen Auslegung in beiden Rechtsräumen faktisch gleichgestellt ist.

Um seinen Willen digital zu äussern, braucht es ein offizielles Identifikationsdokument (ID, Pass), eine Online-Registrierung und eine digitale Signaturplattform oder digitalisierte Workflows, welche die einfache Erstellung der elektronischen Signatur ermöglichen.

Bei der Online-Registrierung schrieb das Gesetz in der Schweiz bis vor Kurzem vor, dass praktisch für alle Marktsegmente eine persönliche Vorstellung notwendig ist, um die Identität online zu erfassen und damit die unabdingbare Voraussetzung für die Vornahme der elektronischen Signatur zu schaffen. Somit waren Early Movers gezwungen, z.B. in den Swisscom Shops persönlich vorzusprechen.

Um persönliche Kontakte während Corona zu minimieren, erliess der Bundesrat im April 2020 eine befristete Lockerung der relevanten Verordnung und ermöglichte auch ausserhalb der Finanzintermediäre (z.B. im digital banking), sich per Videoidentifikation registrieren zu lassen. Damit wurden die Hürden für die qualifizierte elektronische Signatur deutlich reduziert, was folglich den Trend zur Ausbreitung der digitalen Willensäusserung markant beschleunigte – monatliche Verdoppelungen bis Verdreifachung der Anwendung resultierten.

Per 15. März 2022 haben die Schweizer Behörden nun die relevanten technischen und administrativen Vorschriften im Bereich der elektronischen Signatur aktualisiert. Damit wurden die temporären Corona-Möglichkeiten bei der Identifikation nun dauerhaft verankert und weitere, sehr effiziente und komfortablere Online-Registrierungsmethoden wie z.B. die im Markt neu verfügbaren Robo-Ident-Verfahren erlaubt. Firmen und öffentliche Organisationen haben jetzt Zugriff auf eine breite Palette von geprüften und auditierten Registrierungsmethoden, die ihren Kunden oder Bürgern eine Online-Identifikation in Minuten ermöglichen.

Ist man im Besitz einer verifizierten Online-Identität kann diese eingesetzt werden, um im digitalen Raum eine elektronische Willensäusserung zu machen. In der Praxis erfolgt dies meist in der Form einer qualifizierten elektronischen Signatur. Damit diese rechtskonform ist, müssen verschiedene technische und Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Hier kommen sogenannte Trust Service Provider ins Spiel. Swisscom Trust Services ist der einzige europäische Anbieter, der eine qualifizierte elektronische Signatur in den Rechtsräumen EU (eIDAS-Verordnung) und Schweiz (ZertES) zur Verfügung stellt. Diese eher technischen Services werden zugunsten breiter Verfügbarkeit und optimierter UX über spezialisierte Signaturplattformen, in der Schweiz bspw. Axelity, Blink (Ajila), Skribble, Sysmosoft, Vizibit oder Xitrust, ermöglicht. Über einfach anwendbare Frontends wird der Prozess zur Vornahme einer elektronischen Signatur ohne technisches Know-how verfügbar gemacht. Firmen wie Ajila gehen dabei noch einen Schritt weiter und digitalisieren den gesamten Prozess über sogenannte Forms, die Signatur wird dabei in einem der Prozessschritte eingefordert. Zusehends werden elektronische Signaturen auch direkt in die Kern- oder Supportsysteme eingebaut und verfügbar gemacht.

Allen Lösungen gemein ist, dass sie den einfachen Zugang zur digitalen Signatur schaffen und so sichern, dass die Abläufe markant effizienter und medienbruchfrei werden – in Zeiten von GAFAS und Fintechs ein Muss, um Kunden zu gewinnen und zu halten. Neben der Verbesserung der Abschlussraten von Prozessen kann aber auch die Sicherheit aufgrund der jederzeitigen Nachweis- und Prüfbarkeit massiv verbessert werden. Dass die digitale Signatur auch ein wichtiger Pfeiler im Dispositiv zur Verbesserung der Nachhaltigkeit präsentiert, ist ein wichtiges weiteres Kriterium für die breite Verfügbarmachung der elektronischen Signatur. Auf Basis dieser starken Argumente für die elektronische Signatur ist es kaum verwunderlich, dass die digitale Signatur in den Umfragen die klare Nr. 1 ist, wenn es um Massnahmen geht, die auch nach der Corona-Ära zur gelebten Praxis gehören und noch breiter verfügbar gemacht werden sollen.