Nachgefragt: Vier HR-Chefs über die neue Arbeitsrealität

Welche Veränderungen gab es in den letzten zwei Jahren in der Firma und in Ihrem Team?

Ein Jahresarbeitszeitmodell und die Möglichkeit zu Remote-Work gab es bereits vor der Pandemie. Während und nach der Pandemie haben wir mit der Initiative «SmartWork» einen Rahmen geschaffen, der den Mitarbeitenden und den Teams hohe Gestaltungsautonomie gewährt: In Teamchartas wird vereinbart, welche minimalen Rahmenbedingungen – unter Berücksichtigung der gesetzlichen und betrieblichen zwingenden Anforderungen – man sich als Team setzt, um optimal und flexibel zusammenzuarbeiten. Da Flex Desks, mobiles Arbeiten und Job Sharing im HR-Departement bereits vorher gelebt wurden, waren wir für die pandemiebedingten Herausforderungen gut aufgestellt.

Haben Sie während der Pandemie neue technologische Hilfsmittel eingeführt, um die Zusammenarbeit zu verbessern?

MS Teams und andere Hilfsmittel gab es schon vor der Pandemie, wurden aber ausgebaut, insbesondere die Infrastruktur für virtuelle Meetings. Derzeit testen wir via Pilotversuchen diverse neue Tools und Arbeitsmethoden, welche der hybriden Zusammenarbeit noch besser Rechnung tragen und die weitere Entwicklung der Zusammenarbeit unabhängig vom Arbeitsort ermöglichen.

Innovation entsteht meistens durch Kollaboration. Hat sich die Homeoffice-Pflicht negativ auf das Innovationspotenzial ausgewirkt? Und falls ja: Mit welchen Massnahmen haben Sie Gegensteuer gegeben?

Die neuen Arbeitsmethoden wurden teilweise als einschränkend erlebt. Rückblickend haben wir jedoch keine Auswirkungen auf das Innovationspotenzial bemerkt, sondern konnten ähnliche Resultate wie in der Vergangenheit erzielen. Die neuen Methoden haben meiner Auffassung nach die Kollaboration zusätzlich belebt. Wie bei vielem bewährte sich auch hier ein guter Mix von direktem, persönlichem Austausch und gezieltem Arbeiten. Digitale Tools wie Miro, MS Teams und weitere sind letztlich entscheidend, ob man als Team und Unternehmen auch in Sachen Kollaboration innovativ bleibt, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Was ist die Rolle von HR in der sich veränderten Arbeitswelt? Hat die Relevanz von HR zugenommen?

HR ist führungs- und richtungsweisend. Ob HR als relevante Businessfunktion Einfluss, Verantwortung und damit Führung übernimmt, ist vom qualitativen Beitrag abhängig, welches es im unternehmerischen Sinn zu erbringen vermag. Als HR-Verantwortliche können wir dank unserem Fokus auf menschliches Verhalten einen widersprüchlichen Denkstil pflegen, der hinsichtlich der Herausforderungen, welche die VUCA-Welt mit sich bringt, zunehmend wichtiger wird. Dies beinhaltet, sich zu positionieren, aktiv in die Diskussionen und Entscheide miteinzubringen und sich auch gegen Widerstände durchzusetzen. Zudem nimmt die HR-Arbeit von heute eine wesentliche Rolle im Transformationsprozess ein, dem viele Unternehmen durch die zuvor genannten Veränderungen ausgesetzt sind. So ist es Aufgabe der HR-Verantwortlichen, die damit verbundenen (Personal-)Risiken einzuschätzen und diesen durch gezielte Personalplanung sowie Auf- und Ausbau von relevanten Kompetenzen entgegenzuwirken.

Welche Veränderungen gab es in den letzten zwei Jahren in der Firma und in Ihrem Team?

Die Pandemie hat uns alle überrollt und die Organisation in den Firmen, allem voran in der Produktion, vor grosse Herausforderungen gestellt. Insgesamt hat die Pandemie zur Flexibilisierung von Arbeitsmodellen und zur weiteren Digitalisierung in allen Geschäftsbereichen geführt. Und sie hat gezeigt, dass wir mit unserer umfassenden Digitalisierungsstrategie auf dem richtigen Weg waren. Wir setzen seither einen strategischen Fokus auf unsere Arbeitskultur mit verschiedenen Touchpoints, vom Onboarding bis zum Retirement, aber auch hybride Remote-Work-Modelle wurden zum zentralen Faktor. Franke hat ein umfassendes Transformationsprogramm gestartet, da wir noch stärker einen ausbalancierten Fokus auf Kundenorientierung, Innovation, Nachhaltigkeit, Flexibilität und Autonomie legen wollen.

Haben Sie während der Pandemie neue technologische Hilfsmittel eingeführt, um die Zusammenarbeit zu verbessern?

Ein grundsätzlicher Change war die Umstellung von der Google Suite auf Microsoft365. Die volle Integration von Teams, OneDrive und Co. machte die Umstellung auf flächendeckendes Remote Work einfach und ist heute die Basis für eine agile Zusammenarbeit. Aber auch im Bereich unserer Leadership- und Ausbildungsprogramme sind wir auf ausschliesslich hybride Lösungen umgestiegen und sind neue Partnerschaften eingegangen, um dies zu ermöglichen. Unsere Learning Journey schliesst heute zum Beispiel ein, dass wir für alle Mitarbeitenden LinkedIn Learning mit zugeschnittenen Learning Paths oder Digital Coaching zur Verfügung stellen. Zudem haben wir uns von der klassischen Mitarbeiterbefragung verabschiedet und sind auf viel effizientere Pulse Checks umgestiegen.

Innovation entsteht meistens durch Kollaboration. Hat sich die Homeoffice-Pflicht negativ auf das Innovationspotenzial ausgewirkt? Und falls ja: Mit welchen Massnahmen haben Sie Gegensteuer gegeben?

In ohnehin stark international ausgerichteten Bereichen sowie für Projektteams und für die IT-Abteilung hatte die Homeoffice-Pflicht keine grundlegenden Veränderungen mit sich gebracht. Wir haben festgestellt, dass es sich auszahlt, unseren Mitarbeitenden Flexibilität und Vertrauen zu schenken: Innovation war auch online generell möglich, jedoch hat sich gezeigt, dass der Wert gegenüber einem persönlichen Austausch nur sehr schwer zu ersetzen ist: Die «Digital Fatigue» hat sich sehr schnell breit gemacht. Dafür sind strukturierte Innovationsprozesse mit klaren Verantwortlichkeiten entstanden, was es in diesem Ausmass vorher noch nicht gab.

Was ist die Rolle von HR in der sich veränderten Arbeitswelt? Hat die Relevanz von HR zugenommen?

Das HR hat während der Pandemie generell einen sehr guten Job gemacht, hat Verantwortung übernommen und mit vielen Massnahmen zusammen mit den Geschäftsleitungen durch die Krise geführt. Allerdings würde ich nicht behaupten, dass sich die Relevanz vom HR verändert hat, sondern eher, dass der Wert, welcher das HR erbringt, wieder mehr ins Zentrum gerückt ist. Es gilt, das Momentum zu nutzen und, aufbauend auf dem Erreichten, weiterhin entscheidende Beiträge zum Innovationsschub in der Digitalisierung und der weiteren Professionalisierung zu erreichen.

Welche Veränderungen gab es in den letzten zwei Jahren in der Firma und in Ihrem Team?

Sie waren herausfordernd und gleichzeitig auch sehr spannend. Wie die meisten Firmen mussten wir uns neu organisieren. Sonst hätte es nicht geklappt, alle Massnahmen des Bundesrats konsequent umzusetzen, die Mitarbeitenden zu schützen und den ordentlichen Betrieb weiterzuführen. Wir haben zum Beispiel auf Schichtbetrieb und Homeoffice umgestellt. Gleichzeitig haben wir die Besprechungszimmer mit Schutzwänden aus Plexiglas ausgerüstet, um die Kunden weiterhin vor Ort treffen zu können. Wo es möglich war, haben wir unsere digitalen Kanäle genutzt und die Kunden via Videoberatung oder Webinaren unterstützt. Das hat gut funktioniert. Unsere Gewohnheiten wurden vorübergehend auf den Kopf gestellt – zu Hause wie am Arbeitsplatz. Die Umstellungen verlangten sehr viel Geduld und Flexibilität. Unsere Mitarbeitenden haben sehr gut reagiert: Sie alle haben am gleichen Strick gezogen. Das hat unser Gefühl für Teamarbeit weiter gestärkt. Zudem haben wir gelernt, dass wir auch ortsunabhängig gut arbeiten können, wenn wir die digitalen Möglichkeiten nutzen.

Haben Sie während der Pandemie neue technologische Hilfsmittel eingeführt, um die Zusammenarbeit zu verbessern?

Wir hatten den Vorteil, dass wir digital schon sehr gut aufgestellt waren – auch in den Kernprozessen im HR. So konnten wir im Recruiting quasi im Handumdrehen auf einen umfassenden Online-Einstellungsprozess umstellen – vom Einreichen der Bewerbung bis zum Interview. Zudem haben wir die bestehenden Hilfsmittel intensiver genutzt. Dazu gehören etwa das «Mobile Learning» über unsere VZ-Lernapp oder unsere Ausbildungs-Webinare – kundenseitig war die Videoberatung schon vor der Pandemie möglich. Herausfordernd war die Zeit vor allem für die interne Ausbildungs-Academy. Viele Module waren bewusst so aufgebaut, dass sie in einem physischen Rahmen stattfinden, was wir anpassen mussten. Der grösste Digitalisierungsschub fand darum in der Academy statt.

Innovation entsteht meistens durch Kollaboration. Hat sich die Homeoffice-Pflicht negativ auf das Innovationspotenzial ausgewirkt? Und falls ja: Mit welchen Massnahmen haben Sie Gegensteuer gegeben?

Für uns ist das VZ ein Ort der Begegnung. An diesem Ort möchten wir einen grossen Teil unserer Arbeitszeit verbringen. Denn wir sind fest davon überzeugt: Es sind die Kolleginnen und Kollegen, die wir brauchen, um unsere Arbeit gut, mit Freude und sogar besser zu machen. Damit fördern wir ein kreatives Miteinander, innovative Ideen und gute Entscheidungen. Diese Form der Zusammenarbeit macht aus uns mehr als die Summe der Einzelteile. Und sie gehört zu unserer Kultur. Diese Nähe und diese Kultur werden auch von unseren Kunden sehr geschätzt und immer wieder gelobt.

Was ist die Rolle von HR in der sich veränderten Arbeitswelt? Hat die Relevanz von HR zugenommen?

Auf jeden Fall, die Bedeutung von HR hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Ich denke etwa an Führungsthemen, wo wir den grössten Hebel für die Umsetzung von Veränderungen und Weiterentwicklungen sehen. Auch arbeiten wir als Sparring Partner sehr eng mit der Beratung – unserem Kerngeschäft – zusammen. Diese Zusammenarbeit ist zentral, weil auch wir den Fachkräftemangel spüren. Für uns wird es immer wichtiger, die richtigen Leute für die Beratung der Kunden rekrutieren zu können. Darum suchen wir laufend nach qualifizierten Mitarbeitenden. Mit unserem Trainee-Programm setzen wir seit längerer Zeit auf den Berufseinstieg für Hochschulabsolventen. Das hilft uns enorm.

Welche Veränderungen gab es in den letzten zwei Jahren in der Firma und in Ihrem Team?

Vieles, was vorher selbstverständlich war, haben wir wieder neu zu schätzen gelernt. Generell war die Zusammenarbeit wieder von mehr gegenseitigem Verständnis, Respekt, Solidarität, Flexibilität, Vertrauen und Wertschätzung geprägt. Und: Sachen wurden möglich, die vorher nicht denkbar waren. Die Befürchtungen, dass Homeoffice in gewissen Arbeitsbereichen nicht funktioniert, zu Ineffizienz führt und die Führung fehlt, haben sich erfreulicherweise als Mythen herausgestellt. Die Pandemie hat gezeigt: Wir leben in einer vernetzten und multimedialen Gesellschaft. Während des Lockdowns mussten wir sozusagen von heute auf morgen zwangsläufig das Arbeiten im Homeoffice kennenlernen. Dabei konnten sich viele skeptische Führungspersonen und Mitarbeitende überzeugen, dass Zusammenarbeit und Produktivität auch remote aufrechterhalten werden können – auch dank unserer leistungsfähigen IT-Abteilung, die innert Wochenfrist fast allen Mitarbeitenden Remote Work ermöglichte, wodurch der Betrieb in hoher Qualität weitergeführt werden konnte.

Haben Sie während der Pandemie neue technologische Hilfsmittel eingeführt, um die Zusammenarbeit zu verbessern?

Bereits vor der Pandemie hat sich Helsana für ein neues Raumkonzept sowie die Ausrollung von Microsoft M365 entschieden mit Teams als neue Kollaborations-Plattform. Die Pandemie hat die Umsetzung der Projekte beschleunigt und die Akzeptanz der neuen Lösungen erhöht. Dazu gehörte die rasche Aufrüstung von Meetingräumen mit Teams Rooms Devices und Surface Hub, damit hybride Meetings in einer guten Qualität möglich sind.

Innovation entsteht meistens durch Kollaboration. Hat sich die Homeoffice-Pflicht negativ auf das Innovationspotenzial ausgewirkt? Und falls ja: Mit welchen Massnahmen haben Sie Gegensteuer gegeben?

Unsere Projekte haben wir wie vorgesehen umsetzen können. Die Aufweichung der bisherigen «Alltagsstrukturen» hat zu neuen Freiräumen und zu mehr Offenheit gegenüber unkonventionellen Ideen geführt. Mit der Digitalisierung ist bei uns das Bewusstsein gestiegen, dass persönliche Interaktionen ebenso bedeutungsvoll sind: Wir fördern aktiv die Zusammenarbeit vor Ort und stärken damit das Wir-Gefühl und die Identifikation mit dem Unterneh­men. Deshalb wünschen wir uns von unseren Mitarbeitenden auch eine Vor-Ort-Präsenz von rund 60% des Pensums. Entscheidend ist, dass wir eine optimale Balance der verschiedenen Interaktionsformen finden, um unsere Innovationskraft zu stärken. Die Befähigung der Mitarbeitenden und Führungsverantwortlichen ist zentral. Mit verschiedenen Trainingsangeboten sensibilisieren wir auf Themen wie hybride Führung und Früherkennung von gesundheitlichen Beeinträchtigungen auf Distanz und fördern mit Workshops die bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

Was ist die Rolle von HR in der sich veränderten Arbeitswelt? Hat die Relevanz von HR zugenommen?

Absolut, die Relevanz von HR hat signifikant zugenommen. Zwar hatten wir schon vor der Pandemie eine zentrale Rolle bei der Gestaltung der neuen Arbeitswelten und Zusammenarbeitsformen. Durch Themen wie Grenzgänger, Homeoffice-Regelungen oder die Überprüfung und Unterstützung der Einhaltung der Covid-19-Vorgaben während der Pandemie haben wir eine wichtige Drehscheiben- und Expertenrolle eingenommen und haben unseren Mitarbeitenden zudem Impfmöglichkeiten angeboten. Schlüsselfunktion für das HR ist es, Mitarbeitende und Führungskräfte bei den neuen Anforderungen in einer sich verändernden Arbeitswelt zu begleiten und zu befähigen.